Wkrótce rozpoczyna się okres urlopowy, wyjeżdżamy na wakacje, planujemy odpoczynek. Zapewne również Tobie towarzyszy już wizja tygodniowego lub dłuższego relaksu. A może Twój wakacyjny wyjazd będzie w tym roku połączony z delegacją albo podróżą służbową? Zastanawiasz się, czy możesz wliczyć swoje wakacje w firmowe koszty? Jest taka możliwość, ale tylko w konkretnych sytuacjach.

Wyjazd typowo prywatny, podczas którego zapominamy o obowiązkach służbowych i pracy, nie może zostać rozliczony w kosztach firmy. Z pewnością zostałoby to zakwestionowane przez Fiskus, a Ty musiałbyś ponieść konsekwencje działania niezgodnego z prawem. Należy więc przypomnieć, że o podatkowych kosztach działalności mówimy w momencie, kiedy wydatki są bezpośrednio związane z uzyskaniem przez firmę przychodów. Oczywiście dotyczy to także wyjazdów służbowych i tych odbywających się w trakcie wakacji, podczas których realizujesz swoje obowiązki jako właściciel firmy czy przedsiębiorca.

Kluczowe jest udokumentowanie kosztów

Jesteś na urlopie, a mimo to załatwiasz sprawy służbowe? Jeżeli w takiej sytuacji chcesz odliczyć od podatku konkretne wydatki z tym związane, musisz je odpowiednio udokumentować. Dowodem będzie m.in. faktura wystawiona za zakup towaru lub materiałów, faktura wystawiona kontrahentowi, podpisana umowa, służbowe notatki ze spotkania, wiadomości e-mail, wskazujące bezpośrednio na dopełnianie formalności w czasie pobytu na wakacjach, czy potwierdzenie udziału w wydarzeniu branżowym, np. imiennym biletem albo zaproszeniem.

Rozliczenie kosztów w całości?

Decydując się na połączenie wyjazdu służbowego z prywatnym, przy rozliczaniu kosztów należy zachować ostrożność, ponieważ nie wszystkie wydatki, jakie poniosłeś w tym czasie, możesz rozliczyć w kosztach swojej firmy. Ważne, aby oddzielić wydatki związane z prowadzeniem przez Ciebie działalności od wydatków prywatnych. Przykładowo, lunch z kontrahentem, podczas którego podpisałeś z nim umowę współpracy, można rozliczyć w kosztach firmy – oczywiście musi to być odpowiednio udokumentowane. Jednak kolacja z rodziną w trakcie tego samego wyjazdu jest już Twoim wydatkiem prywatnym.

A co z dojazdem i noclegiem? Koszty dojazdu, czyli zakup paliwa, również można zaliczyć do kosztów firmowych, z zastrzeżeniem, że biznesowy cel podróży zostanie udokumentowany. Za zakup paliwa będzie potrzebna faktura. Jeżeli auto jest wpisane do środków trwałych, koszty przejazdu wliczamy do kosztów firmowych w całości. Zdecydowałeś się na wyjazd prywatnym samochodem? Rozliczysz się zatem, opierając na tzw. kilometrówce. Nocleg natomiast możesz rozliczyć w kosztach firmy tylko za siebie, nie za całą rodzinę czy inne osoby, które są z Tobą na wakacjach.

Jeżeli Twój wakacyjny wyjazd nie spełnia powyższych warunków, czyli nie jest w żaden sposób związany z Twoimi obowiązkami służbowymi, nie możesz rozliczyć go w kosztach firmy. Potrzebujesz solidnych dowodów, aby udowodnić, że łączysz odpoczynek z pracą.

Pożegnanie z pracownikiem a niewykorzystany urlop. Jak go rozliczyć?

Współpraca z jednym z Twoich pracowników dobiega końca. Niezależnie od przyczyny oraz tego, kto rozwiązuje umowę, przysługuje mu prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Nie został on wykorzystany, a osoba odchodząca z pracy nie może się go zrzec. Jeżeli nie ma ona możliwości wykorzystania go zgodnie z kodeksowymi regulacjami, pracodawca musi wypłacić tzw. ekwiwalent pieniężny.

Urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikom, którzy są zatrudnieni na umowę o pracę, a jego wymiar jest uzależniony od stażu pracy. Zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi płatnego urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. Kiedy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, niewykorzystany urlop musi zostać uregulowany.

Co to jest ekwiwalent pieniężny?

Nazywamy nim kwotę wypłacaną jako zamiennik należności dla pracownika, również w przypadku niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Nie ma takiego obowiązku, jeżeli pracownik jeszcze w trakcie trwania umowy wykorzysta w całości urlop lub postanowi to uczynić po przedłużeniu umowy z tym samym pracodawcą. Warto jednak wiedzieć, że pracodawca w momencie rozwiązania umowy może zdecydować, czy udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego, czy wypłaca mu ekwiwalent pieniężny. Może też połączyć te dwie opcje, jeśli okres wypowiedzenia jest krótki, a liczba niewykorzystanych dni urlopu przekracza podczas niego liczbę dni pracujących.

Jak obliczyć ekwiwalent?

Ile pieniędzy pracodawca musi wypłacić pracownikowi w ramach niewykorzystanego płatnego urlopu wypoczynkowego? Sumę miesięcznego wynagrodzenia należy w tym celu podzielić przez odpowiedni współczynnik urlopowy. W 2019 roku wynosi on:

1/1 etatu – 20,92

3/4 etatu – 15,69

1/2 etatu – 10,46

1/3 etatu – 6,97

1/4 etatu – 5,23

Otrzymany wynik dzielimy następnie przez 8 (czyli liczbę godzin pracy w ciągu dnia). W ten sposób otrzymujemy wynagrodzenie za godzinę urlopu wypoczynkowego. Teraz wystarczy już tylko pomnożyć tę wartość przez liczbę godzin, które dotyczą niewykorzystanego urlopu.

To od pracodawcy zależy, czy pracownik, z którym zostaje rozwiązana umowa, otrzyma przed opuszczeniem firmy płatny urlop, czy ekwiwalent pieniężny. Skorzystanie z dwóch rozwiązań jednocześnie sprawdza się w przypadku krótkiego okresu wypowiedzenia i dużej liczby niewykorzystanych dni urlopu.